Kõik teadmised on ühe inimese peas?

Eesti Väikeettevõtjate Assotsiatsioon on välja toonud, et üks peamisi probleeme väikeettevõtjate hulgas on ettevõtte toimimine, mis on üles ehitatud ühe isiku peale. Tema teadmised, tema kontaktid, tema ajalugu. Seega ’isetoimivat’ ettevõttet ei ole ning kui juhtfiguuriga midagi juhtub on ettevõtte tihtilugu kohestes raskustes. See näitab ära, et ettevõttel endal rahaline väärtus tegelikkuses puudub. Müügi soovi korral on parimal juhul võimalik ruumi rendilepingud või mõne tehnoloogia kasutusõigus edasi müüa, kuid ettevõtte kui vara müük on raskendatud.

Remonditöökojad, mis tegelevad autode, paatide või mõne muu sõiduriista remondiga on ühed nendest, keda eeltoodud väljakutse samuti puudutab. Seda põhjusel, et antud valdkonnas hoitakse jätkuvalt pahatihti ärikriitilist informatsiooni ühe või paari inimese peas. Suures osas on oluline informatsioon erinevates kohtades laiali ja otsused ei ole protsessidena kusagile kirja pandud. Sellistel puhkudel on kaos kerge tulema, mistõttu ettevõtte, kui vara, rahaline väärtus on madal.

Lahendus – Trumpauto on Teie ettevõttele nagu hooldusraamat autole

Suuremad tegijad on sellistest väljakutsest teadlikud ning seetõttu panustavad tõsiselt vältimaks ’ühe mehe’ olukorda. Lähtutakse põhimõttest, et asendamatut ’meest’ ei ole olemas. Üles on ehitatud “isetoimivad” süsteemid,  mis teenivad omaniku huve ja töötajaid palgatakse juurde või koondatakse vastavalt vajadusele. Sõltuvus väikesest ringist konkreetsetest inimestest on väga madal.

Kui töökoja planeerimise protsessid on haldustarkvaras Trumpauto õigesti seadistatud, siis näiteks juhi puudumine ei ole enam probleemiks. Tarvara loob aluse isetoimivale süsteemile, mille abil on võimalik töökoja ressursse planeerida ja kontrolli hoida. Töötajad täidavad kalendreid, töölehti, majandavad lao või arvetega ning kõik see on ettevõtte varana dokumenteeritud. Samuti tekib ettevõttele lisaks vara,  milleks on klientide, sõidukite ja tööde ajalugu. Kui see on ühes tarkvaras koos, siis saab ka omaniku või juhi asendaja või koguni uus omanik leida väärtusliku informatsiooni ilma raskusteta. Samuti saab juht protsesse koordineerida distantsilt ning kerge vaevaga delegeerida.

Töökoja või üldse väikese ettevõtte haldustarkvara ei ole seega üldse mitte ainult tänaste protsesside haldamiseks või ressursside planeerimiseks vaid ka ettevõtte väärtuse akumuleerimiseks ülimalt vajalik. Kujutage nüüd ette olukorda, kus 6 aasta pärast soovite oma ettevõtte müüa suuremale konkurendile või anda üle kellelegi kolmandale. Mis on ettevõtte väärtus siis, kui klientide ajalugu on parimal juhul arvete kujul raamatupidamises?  Mis on aga ettevõtte väärt siis, kui kõik kontaktid, andmed ja protsessid on paari klikiga leitavad uuele omanikule?

Liiga keeruline – ära muretse, me oleme lihtsad!

Põhjus miks Eesti väikeettevõtetes tarkvaralisi haldussüsteeme vähe kasutatakse taandub tihti teadmatusest tingitud hirmule – “see IT värk on nii keeruline, et ma ei saa midagi aru ja parem jätan proovimata.” Siinkohal sooviks öelda, et ärge muretsege! Enamasti tuleb Teil täita vaid tühjad väljad ja süsteem toimib. Vähem oluline ei ole ka see, et  süsteem on kättesaadav eesti, inglise, vene, läti ja leedu keeles. Keelte valik teeb toimetamise keerulise tööturu tingimustes märkimisväärselt lihtsamaks.